Organisatie
Stichting, 24 onderzoekers en 8 ondersteunend. Financiering: 55% opdrachtonderzoek, 45% subsidies en programma's.
Voorbeeldtraject · Onderzoeksinstituut
Literatuur, aanvragen en rapporten met vindplaats
Een onafhankelijk onderzoeksinstituut van 32 mensen dat beleidsonderzoek doet voor ministeries, gemeenten en fondsen.
medewerkers32
omzet€ 3,8 mln
rapporten per jaar~45
Profiel
De organisatie
Werk
Beleidsevaluaties, literatuurstudies, monitoronderzoek. Elke bevinding moet herleidbaar zijn; rapporten worden in de Kamer en in raadszalen geciteerd.
Systemen
Zotero per onderzoeker, 1.900 eigen rapporten op een netwerkschijf, Word, Excel, subsidieportalen van 7 financiers.
De vraag
Waar de uren zaten
Een literatuurstudie begon elke keer bij nul: 3 tot 5 weken zoeken en samenvatten voordat de analyse kon starten. Bronnenlijsten verschilden per onderzoeker en eerder eigen werk werd gemist omdat niemand het kon vinden.
Subsidieaanvragen kostten gemiddeld 60 uur per aanvraag, in zeven verschillende formats, met een slagingskans van 30%. Onderzoekers schreven dezelfde instituutsbeschrijving en methodeparagrafen steeds opnieuw.
Werksessie en scan · Rekenvoorbeeld
Vier weken meekijken
Werksessie met zes onderzoekers en de subsidiecoördinator, daarna vier weken meelopen op twee lopende studies en drie aanvragen.
3–5 wk
zoeken en samenvatten voordat een literatuurstudie inhoudelijk begon.
1.900
eigen rapporten op de schijf, niet doorzoekbaar op inhoud. In 2 van de 2 gevolgde studies werd relevant eigen werk gemist.
60 uur
per subsidieaanvraag, waarvan ruim 20 uur aan tekst die in eerdere aanvragen al stond.
38%
van de bronverwijzingen in concepten moest bij eindcontrole worden hersteld of aangevuld.
7
financiers met elk een eigen format en eigen verantwoordingseisen.
Het patroon: het denkwerk was goed, het ondersteunende werk eromheen vrat de tijd op. En de bron die er was, stond niet op de plek waar hij nodig was.
Wat we bouwden
Vier straten op één bronnenbasis
Alles verwijst naar een vindplaats: pagina, paragraaf, regel. Een bewering zonder bron komt het concept niet in.
Literatuurmonitor
Wekelijks overzicht van nieuwe publicaties in de eigen velden, met samenvatting en relevantie voor lopende studies. Geen vindplaats, dan niet opgenomen.
Persoon keurtOnderzoeker beslist wat erin blijft.
Eigen werk doorzoekbaar
1.900 rapporten en alle Zotero-bibliotheken samengebracht, doorzoekbaar op inhoud. Vindt de passage en het rapport.
Persoon keurtOnderzoeker beoordeelt of de bron nog geldt.
Bronnenlijst en eerste versie
Een geordende bronnenlijst en een eerste opzet per hoofdstuk, met per regel de vindplaats. Tegenspraak tussen bronnen wordt gemarkeerd, niet weggemoffeld.
Persoon keurtOnderzoeker schrijft analyse en conclusie zelf.
Aanvragen en verantwoording
Concept in het format van elke financier, gevuld uit goedgekeurde instituutsteksten en eerder werk. Verantwoording uit de projectadministratie.
Persoon keurtDirecteur ondertekent.
De drie regels
Bij elke uitkomst staat de bron.
Ontbreekt de bron, dan staat er: weet ik niet.
Wat naar buiten gaat, keurt een persoon goed.
Traject · Rekenvoorbeeld
Vier maanden
Afgesproken voor we begonnen. Elke maand één werkstroom live, met de resultaten gemeten op het eigen werk.
Maand 1
Bronnenbasis
1.900 rapporten en 14 Zotero-bibliotheken ontsloten. Testset van 40 zoekvragen: 87% juiste bron in top drie.
Maand 2
Literatuurmonitor en rapportstraat
Eerste literatuurstudie met de straat: 8 werkdagen tot analyse in plaats van 4 weken. Bronnencontrole: 6 correcties op 340 verwijzingen.
Maand 3
Aanvraagstraat
Vier aanvragen via de straat, gemiddeld 22 uur per aanvraag. Twee toegekend, twee in behandeling.
Maand 4
Beleid en overdracht
Werkbeleid: wat het systeem mag, wat de onderzoeker doet. Training voor alle 24 onderzoekers. Onderhoud belegd.
Resultaten · Rekenvoorbeeld
Na vier maanden
8 dagen
tot start analyse
was 3–5 weken
22 u
per subsidieaanvraag
was 60 uur
2%
verwijzingen hersteld bij eindcontrole
was 38%
0
gemist eigen werk in gevolgde studies
was 2 van 2
1 week
nieuwe literatuur bekend
was bij toeval
100%
beweringen met vindplaats
was niet meetbaar
Wat het waard is · Rekenvoorbeeld
€ 230.000 tot € 300.000 per jaar
Intern tarief € 80 tot € 105, 75% realisatie in het eerste jaar. Extra toekenningen niet als omzet geteld, alleen de uren.
Vrijgekomen onderzoeksuren literatuurfase
€ 120–160k~14 dagen × 18 studies × € 80–105, 75% realisatie
Vrijgekomen uren aanvragen
€ 60–75k38 uur × 26 aanvragen × € 80–105, 75% realisatie
Minder herstelwerk bronverwijzingen
€ 30–40kGemeten controle-uren vorig jaar
Verantwoording naar financiers
€ 20–25kGemeten uren per verantwoording × aantal
Totaal, voorzichtig gerekend
€ 230–300kDoorwerking
Wat er daarna gebeurde
Het instituut publiceert nu bij elk rapport een bronnenbijlage met vindplaats per bevinding. Twee financiers noemden dat als reden voor een vervolgopdracht. Dat staat niet in de waarde hierboven.
Zo begin je.
Eerst zelf kijken? De Leverancierscan en de Ketencheck zijn gratis en vragen geen gesprek.
De leverancierscanEen half uur kennismaken
Over waar bij jou de uren in gaan. Geen verplichting. We bellen je niet na.
Plan een kennismakingDit draait al
BBEbuddy. Docenten stellen een vraag, het antwoord komt uit een eigen kennisbank, met de bron erbij. Draait in drie talen.Valora. Een taxatie die uren kostte, kost nu minuten, met elke rekenstap zichtbaar.Bookaflow. Een boekingssysteem dat stopt zodra een persoon moet beslissen.
Lees de case