Organisatie
Milieuadviesbureau, twee vestigingen, 36 adviseurs en 12 ondersteunend. Klanten: 60% overheid, 40% ontwikkelaars en industrie.
Voorbeeldtraject · Milieu- en omgevingsadvies
Rapporten en offertes uit eerder werk
Een adviesbureau van 48 mensen dat milieueffectrapportages, stikstofberekeningen en omgevingsadvies levert aan gemeenten, provincies en ontwikkelaars.
medewerkers48
omzet€ 6,1 mln
projecten per jaar~140
Profiel
De organisatie
Werk
MER-procedures, stikstofdepositie (AERIUS), bodem- en geluidsonderzoek, advies onder de Omgevingswet. Elke opdracht eindigt in een rapport dat juridisch stand moet houden.
Systemen
SharePoint met 14 jaar aan rapporten, AFAS voor uren en facturen, AERIUS Calculator, een offertemap in Word, e-mail.
De vraag
Waar de uren zaten
Een gemiddelde offerte kostte 9 uur, grotendeels zoeken naar vergelijkbare eerdere projecten en herschrijven van tekst die al bestond. Bij aanbestedingen liep dat op tot 30 uur per inschrijving, met een winkans van 1 op 4.
Rapporten begonnen vaak bij nul omdat eerder werk niet terug te vinden was op inhoud. Senior adviseurs besteedden naar schatting een derde van hun tijd aan opzoeken, ordenen en controleren van bronverwijzingen in plaats van aan het oordeel zelf. Wijzigingen in regelgeving kwamen binnen via nieuwsbrieven en bleven hangen bij wie ze las.
Werksessie en scan · Rekenvoorbeeld
Vier weken meekijken
De Werksessie met acht adviseurs, daarna de Aantoonbaarheidsscan: vier weken meelopen op drie lopende projecten en de offertestroom.
9 uur
per offerte, waarvan 6 uur zoeken en hergebruiken van bestaande tekst.
31%
van de senioruren ging naar terugzoeken en bronnen ordenen, niet naar beoordelen.
2.400
rapporten in SharePoint, doorzoekbaar op bestandsnaam, niet op inhoud.
4 van 10
offertes bevatten passages uit een verouderde versie van een standaardtekst.
0
vaste plek waar wijzigingen in de Omgevingswet en jurisprudentie werden bijgehouden.
Het patroon: kennis die er was, kon niet gevonden worden. De uren zaten in het terugvinden, niet in het nadenken.
Wat we bouwden
Drie werkstromen, één kennisbank
Geen losse tools. Eén doorzoekbaar geheugen van eerder werk, met daarop drie straten die er tekst uit halen. Bij elke passage staat uit welk rapport die komt.
De kennisbank
Alle 2.400 rapporten, offertes en memo's doorzoekbaar op inhoud. Een vraag als "geluidsonderzoek bij woningbouw naast een provinciale weg, na 2022" geeft de passages en de vindplaats.
Persoon keurtAdviseur beoordeelt of de bron past.
Offertes en tenders
Een eerste versie uit vergelijkbare eerdere projecten, met per alinea de herkomst. Standaardteksten komen alleen uit de goedgekeurde actuele versie.
Persoon keurtProjectleider keurt goed voor verzending.
Rapporten met bronvermelding
Opzet en eerste versie van hoofdstukken uit eigen eerder werk en de aangeleverde onderzoeksdata. Elke bewering met vindplaats. Geen bron, dan staat er: weet ik niet.
Persoon keurtSenior adviseur schrijft het oordeel zelf.
Regelgevingsmonitor
Wekelijks overzicht van wijzigingen in Omgevingswet, AMvB's en relevante uitspraken, gekoppeld aan de lopende projecten die het raakt.
Persoon keurtJurist bevestigt relevantie.
De drie regels
Bij elke uitkomst staat de bron.
Ontbreekt de bron, dan staat er: weet ik niet.
Wat naar buiten gaat, keurt een persoon goed.
Traject · Rekenvoorbeeld
Vier maanden
Afgesproken voor we begonnen. Elke maand één werkstroom live, met de resultaten gemeten op het eigen werk.
Maand 1
Kennisbank
2.400 documenten ontsloten. Testpanel van 6 adviseurs: in 84% van de zoekvragen stond het juiste rapport in de eerste drie resultaten.
Maand 2
Offertestraat
Eerste 20 offertes via de straat. Gemiddeld 3,5 uur per offerte. Nul verouderde standaardpassages na controle.
Maand 3
Rapportstraat
Twee MER-deelrapporten en vier geluidsrapporten met de straat opgezet. Bronnencontrole door de senior: 4 correcties op 210 verwijzingen.
Maand 4
Monitor en inrichting
Regelgevingsmonitor live. Training voor alle 36 adviseurs. Werkbeleid vastgelegd: wat mag erin, wat niet, wie keurt goed.
Resultaten · Rekenvoorbeeld
Na vier maanden
3,5 u
per offerte
was 9 uur
12 u
per aanbesteding
was 30 uur
1 op 3
winkans tenders
was 1 op 4
19%
senioruren aan opzoeken
was 31%
100%
passages met bron
was niet meetbaar
1 week
wijziging regelgeving bekend
was weken tot nooit
Wat het waard is · Rekenvoorbeeld
€ 310.000 tot € 400.000 per jaar
Voorzichtig gerekend: uurtarief intern € 95 tot € 125, eerste jaar op 65 tot 75% realisatie, alleen gemeten effecten. De rekensom staat erbij, zodat je hem met eigen cijfers kunt overdoen.
Vrijgekomen uren offertes en tenders
€ 95–120k~1.300 uur per jaar × € 95–125, 75% realisatie
Vrijgekomen senioruren in rapportage
€ 140–185k12 procentpunt × 12 senioren × 1.600 uur × € 95–125, 65% realisatie
Extra gewonnen tenders
€ 55–70kMarge op 2 extra opdrachten per jaar, geen omzet geteld
Vermeden herstelwerk door verouderde tekst
€ 20–25kGemeten correctierondes vorig jaar × uren
Totaal, voorzichtig gerekend
€ 310–400kDoorwerking
Wat er daarna gebeurde
De kennisbank werd het startpunt voor inwerken: nieuwe adviseurs vonden in week één wat eerder maanden duurde. De regelgevingsmonitor leverde twee keer een signaal op dat een lopend advies raakte vóór de klant het zelf zag. Deze effecten zijn niet meegeteld in de waarde hierboven.
Zo begin je.
Eerst zelf kijken? De Leverancierscan en de Ketencheck zijn gratis en vragen geen gesprek.
De leverancierscanEen half uur kennismaken
Over waar bij jou de uren in gaan. Geen verplichting. We bellen je niet na.
Plan een kennismakingDit draait al
BBEbuddy. Docenten stellen een vraag, het antwoord komt uit een eigen kennisbank, met de bron erbij. Draait in drie talen.Valora. Een taxatie die uren kostte, kost nu minuten, met elke rekenstap zichtbaar.Bookaflow. Een boekingssysteem dat stopt zodra een persoon moet beslissen.
Lees de case