Systemen bouwen

Een kennisassistent op de eigen documenten: offertes, rapporten, methodiek, archief, eerder onderzoek. Vraag iets, en het antwoord komt uit jullie eigen bronnen, met de vindplaats erbij. Is het antwoord er niet, dan zegt het systeem dat, in plaats van iets te verzinnen.

Doorzoeken, samenvatten en aandragen uit het materiaal dat de organisatie al heeft. De offerte die voor driekwart al eens geschreven is, komt nu uit het geheugen mét bronvermelding, klaar om aangepast en goedgekeurd te worden. Elke handeling wordt gelogd: welke bron, welk antwoord, wie keurde goed.

De kennis van een organisatie zit in honderden documenten en in de hoofden van drie mensen. Elke keer opnieuw uitzoeken wat er al is, kost de dagen, en bij vertrek van een collega verdwijnt er geheugen. Dit systeem maakt het verleden doorzoekbaar zonder de controle te verliezen: het model verzint niets, want het mag alleen antwoorden uit de eigen bronnen. Voor adviseurs is dat de offertestapel, voor uitgevers het archief, voor onderzoeksgroepen het eerdere werk.

Een documentverwerker die materiaal leest, ordent, tagt, samenvat of ombouwt naar een ander formaat. Met een mens die goedkeurt voordat iets telt.

Het herhaalwerk rond materiaal versnellen. Voor onderwijsontwikkelaars: bij een herziening het materiaal opnieuw koppelen aan doelen en metadata, als voorstel klaargezet, door de redacteur bevestigd. Voor redacties en uitgevers: één stuk omgebouwd naar de formaten van verschillende kanalen, ter goedkeuring. Elk voorstel toont waar het op gebaseerd is; niets gaat automatisch naar buiten.

Het maken van materiaal is het vak. Het hértagen, herschikken en ombouwen ervan is ondersteunend werk dat bij elke herziening en elk kanaal terugkomt, en juist dat werk vreet de weken op. De straat neemt het voorbereidende deel over en laat het oordeel waar het hoort: bij de redacteur of ontwikkelaar die tekent. Sneller waar het kan, controleerbaar waar het moet.

Een systeem dat terugkerende vragen en aanvragen zelf afhandelt, en stopt zodra er een beslissing nodig is. Geen toezegging telt voordat een mens heeft goedgekeurd.

De vragen die elke week terugkomen (openingstijden, procedures, standaardaanvragen, planning) beantwoorden uit een beheerde kennisbank, met bronvermelding. Alles wat afwijkt, gevoelig is of geld raakt, gaat naar een mens, mét het voorbereidende werk er al bij. En als het antwoord niet in de kennisbank staat, zegt het systeem dat eerlijk.

Terugkerende vragen zijn per stuk klein en samen een dagtaak. Uitbesteden aan een standaard-chatbot is riskant: een bot die namens de organisatie spreekt en verkeerde toezeggingen doet, wordt aan die toezeggingen gehouden. Daar is inmiddels rechtspraak over. Deze front-office is daarom begrensd: routine zelf, beslissingen naar de mens, en een logboek van elk antwoord. De tijdwinst zonder het afbreukrisico.

De bouw op maat voor het ondersteunende werk dat niet in een standaardproduct past, op dezelfde fundering: Trail, Retrieval, Approval, Constraints, Expertise, Storage.

Soms wijst de scan een onderdeel aan dat te specifiek is voor een standaardstraat: een waarderingsmotor, een beoordelingsvoorbereiding, een koppeling tussen systemen. Dan bouwen we dat, maar nooit zonder analyse vooraf, want een systeem bouwen en dán zoeken waar het voor dient, is precies hoe mislukte AI-trajecten beginnen. Vandaar de vaste regel: eerst de scan, dan het maatwerk.