Er zijn twee soorten AI-beleid. Het ene telt dertig pagina's, is door een jurist goedgekeurd en is sindsdien niet meer opengemaakt. Het andere bestaat niet: iedereen doet maar wat, en wie het goed doet, doet het goed op eigen gezag.
Het eerste beleid is veilig op papier. Het wordt alleen niet gelezen, en dus ook niet gevolgd. Het tweede is veilig voor niemand.
Waarom beleid meestal niet werkt
De oorzaak zit niet in de lengte, die is een symptoom. Een beleid wordt lang als het beschrijft in plaats van beslist. Het legt uit wat AI is, noemt de risico's, verwijst naar wetten en waarschuwt voor van alles. Maar de collega die maandagochtend een offerte door een model wil halen, vindt er niet in of dat mag.
Een werkbeleid heeft maar één taak: bij elke situatie die iemand in de week tegenkomt, zeggen wat er gebeurt. Mag dit? Wie kijkt mee? Wat wordt vastgelegd? Alles wat die vragen niet beantwoordt, hoort in een bijlage, of nergens.
Wat er in moet: de fasen van SEAL
De inhoud is eigenlijk al bekend als je een werkproces hebt gesorteerd. Zo niet, dan loont het om dat eerst te doen. SEAL geeft de ruggengraat.
SEAL beschrijft de vier fasen die kenniswerk doorloopt: Source, Edit, Approve, Launch. In elke fase kan de herleidbaarheid van een bron verloren gaan, en de zwakste fase bepaalt wat het werk waard is.
Een beleid dat die vier fasen dekt, mist niets wezenlijks. Het beantwoordt namelijk per fase wie waarvoor tekent. En dat is wat een beleid bij een incident moet kunnen laten zien.
De zes blokken
Op één A4 passen zes blokken van drie tot vier regels. Meer ruimte is er niet, en dat is de bedoeling.
1. Waarmee. Welke systemen mogen, bij naam. Niet "AI-tools", maar de drie of vier waar het team mee werkt. Een systeem dat er niet staat, vraagt eerst om toestemming.
2. Mag. De stappen die AI zelf mag doen, met een voorbeeld per stap. Dit is de bak waarin het resultaat snel naast iets te leggen is en een fout weinig kost.
3. Mag met controle. De stappen waarbij AI het werk maakt en een mens elke bewering naast de bron legt. Zet erbij wie dat doet en wat er afgevinkt wordt. Zonder die twee is "met controle" een wens.
4. Mag niet. Kort, en met de gegevens erbij die er nooit in gaan: persoonsgegevens, klantstukken onder geheimhouding, alles wat contractueel niet weg mag. Plus de stappen die bij een mens blijven: het oordeel, de vrijgave.
5. Wat je vastlegt. Eén regel die zegt welk spoor een stap met AI achterlaat en waar dat staat. Wat er in dat spoor hoort, staat in het artikel over wat je vastlegt als je met AI werkt.
6. Bij twijfel. Een naam, geen afdeling. Wie beslist, hoe snel, en dat een nieuw antwoord in het beleid komt. Plus een datum waarop het beleid wordt nagelopen, en wie dat doet.
Zo vul je een blok in
Een verzonnen voorbeeld, zodat je ziet hoe concreet het mag zijn. Een kleine uitgeverij van lesmateriaal, blok 3:
Mag met controle. Herschrijven van een lesbrief naar een ander niveau. De redacteur legt elke feitelijke zin naast de brontekst en vinkt de passage af. Een herschreven zin heeft een nieuw vinkje nodig. Eindredactie (Sanne) tekent voor de vrijgave.
Dat zijn drie zinnen, en een nieuwe collega weet daarna wat er maandag moet gebeuren. Merk op wat er niet staat: geen uitleg over taalmodellen, geen verwijzing naar ethiek, geen "naar beste vermogen".
Twee schrijfregels helpen om zo te blijven:
- Elke regel begint met een werkwoord of een stap. "Lesbrieven herschrijven" werkt. "Verantwoord omgaan met generatieve AI" werkt niet, want daar kun je niet op controleren.
- Elke "wie" is een naam of een functie waar één persoon in zit. "De organisatie", "het team" en "men" tekenen nergens voor.
Waarom het één A4 moet zijn
Een A4 dwingt tot kiezen. Wat er niet op past, is geen besluit maar een achtergrond. En een A4 hangt boven een bureau, gaat mee naar een kennismaking en wordt bij een nieuwe collega op de eerste dag aangereikt. Een document van dertig pagina's doet dat niet.
Een A4 is ook snel achterhaald. Daarom hoort er een datum bij waarop het wordt nagelopen. Een jaarlijks ritme is voor de meeste teams genoeg. Verandert er eerder iets wezenlijks, bijvoorbeeld een nieuw systeem of een incident, dan wordt het eerder bijgesteld. Het beleid volgt het werk, en niet andersom.
Een proef met drie situaties
Of het beleid werkt, ontdek je niet door het te herlezen. Je ontdekt het door het iemand te geven die het niet geschreven heeft.
Neem een collega die het beleid nog niet kent. Leg drie situaties voor uit het werk van vorige maand, bijvoorbeeld een samenvatting van een rapport, een mail aan een klant en een lijst met cv's. Vraag bij elke situatie: mag dit, wie kijkt mee, wat leg je vast? Kan de collega alle drie in een minuut beantwoorden, dan staat er een bruikbaar beleid. Zoekt ze, dan mist er een blok of is een regel te vaag.
Wat je deze week kunt doen
- Sorteer één werkproces in drie bakken: ja, ja met controle, nee. Het artikel over het sorteren van een werkproces laat zien hoe.
- Maak een A4 met de zes koppen. Vul elk blok met maximaal vier regels.
- Zet bij blok 3 en blok 6 een naam in plaats van een afdeling.
- Leg het beleid voor aan een collega die het niet kent, met de drie situaties.
- Zet een datum in de agenda voor de eerste herziening.
Past het niet op een A4? Dan staat er nog een regel in die uitleg is, en geen besluit.