Un piloto de seis semanas suele acabar en una reunión en la que cada uno recuerda algo distinto. Uno lo encontró «bastante útil». Otro sacó poco de él. El equipo está entusiasmado, la dirección quiere cifras, y esas cifras no existen, porque nadie midió de antemano cuánto tardaba el trabajo sin el sistema. El piloto se prolonga otro trimestre, porque ni se puede parar ni se puede decidir.
Rara vez es culpa de la herramienta. Es culpa de lo que no se acordó antes del inicio.
La causa: la vara de medir llega después
En un piloto sin una vara de medir fijada de antemano, la eliges al final. Y al final eliges, sin querer, lo que sale bien. Si el sistema es más rápido, cuenta la rapidez. Si es más lento pero más cuidadoso, cuenta el cuidado. Nadie es deshonesto en esto. Simplemente no tienes nada con lo que compararlo.
Faltan cuatro cosas, y casi siempre faltan juntas: una pregunta a la que responda el piloto, un punto de partida con el trabajo tal como se hace ahora, un umbral por encima del cual se continúa, y alguien que tome la decisión. Sin esas cuatro, un piloto es una decisión aplazada.
La ficha de piloto
Antes del inicio, pon seis campos en una sola página. Rellénalos antes de que nadie abra el sistema y haz que los lea quien decide.
1. La pregunta. Una frase que pueda responderse con sí o no. No «qué puede hacer la IA por nosotros», sino «¿puede un asistente escribir el primer borrador de la propuesta, de modo que la revisión de los expertos se acorte?».
2. El punto de partida. Cómo se hace el trabajo ahora, expresado en algo que se pueda contar: horas por propuesta, número de rondas de correcciones, número de errores que se encuentran en la revisión. Mídelo antes de empezar, con al menos diez casos reales. Sin esta cifra, cualquier resultado posterior es una impresión.
3. La medida. ¿Qué mides durante el piloto y cómo? La misma unidad que en el punto de partida, porque si no, no puedes ponerlos uno al lado del otro. Elige también una medida de calidad que no tenga que ver con la rapidez, porque un sistema solo puede ganar en ritmo si el trabajo empeora.
4. El umbral. El resultado por encima del cual continúas y el resultado por debajo del cual paras. Escríbelos como números, con la zona intermedia incluida: con menos de un veinte por ciento de ahorro de tiempo y sin mejora de calidad, paramos; con más de un cuarenta por ciento de ahorro de tiempo y la misma calidad, continuamos; entre medias, ajustamos. Esos números los eliges tú. Lo que importa es que estén escritos antes de que haya resultados.
5. La fecha final. Un día en el calendario, no «unas seis semanas». Ese día el piloto se acaba, haya o no alguien satisfecho. Solo se puede prorrogar con una nueva ficha de piloto.
6. La decisión. Quién decide, con cuáles tres resultados posibles (continuar, ajustar, parar) y en qué día. Vincula esa decisión a la reunión en la que se discute el resultado, no a la promesa de «volver a mirarlo».
Un ejemplo inventado de ficha rellenada. Pregunta: ¿puede el asistente escribir el primer borrador de una propuesta? Punto de partida: once propuestas del trimestre pasado, cuatro horas de media cada una, dos rondas de correcciones de media. Medida: las mismas dos cifras en diez propuestas nuevas, más el número de afirmaciones que en la revisión resultaron no tener fuente. Umbral: si se ahorra menos de un cuarto de hora por propuesta, o hay más afirmaciones sin fuente que ahora, paramos. Fecha final: 14 de noviembre. Decisión: el director, el lunes siguiente.
Qué puedes pedirle a la propia herramienta
Un piloto solo da cifras utilizables si el sistema conserva el rastro como subproducto. Quien tiene que reconstruir lo ocurrido después de seis semanas lo reconstruye mal o no lo reconstruye. En TRACES, eso es la capa Trail: qué queda registrado, y si se genera por sí solo mientras alguien trabaja.
TRACES son las seis capas con las que evalúas un sistema de IA: Trail, Retrieval, Approval, Constraints, Expertise, Storage. Donde falta una capa, hay un riesgo.
Antes del piloto, pregunta si el sistema registra, por tarea, qué se pidió, cuál fue la respuesta y quién la aprobó, y si puedes exportarlo. Si no puede, acordad cómo lo llevaréis vosotros, por ejemplo con una tabla sencilla en la que cada participante rellena una línea por tarea. Puede ser trabajo manual, siempre que se acuerde de antemano.
Si todavía no has elegido el sistema, puedes empezar con el Escáner de Proveedores de esta web. Pasa la documentación pública por las mismas seis capas.
Qué puedes hacer esta semana
- Elige el piloto que está en marcha o que empieza pronto. Si todavía no tiene ficha, este es el momento.
- Rellena los seis campos en una sola página. Empieza por la pregunta y el punto de partida.
- Mide el punto de partida con al menos diez casos reales, antes de que nadie use el sistema.
- Haz que quien decide lea la página y dé su conformidad antes del inicio. Pon la fecha final y la fecha de la decisión en su agenda.
Un piloto montado así todavía puede acabar en parar. Entonces es una decisión, y ese es el objetivo.