Organización
Fundación, 24 investigadores y 8 de apoyo. Financiación: 55 % investigación por encargo, 45 % subvenciones y programas.
Proyecto de ejemplo · Instituto de investigación
Literatura, solicitudes e informes con referencia exacta
Un instituto de investigación independiente de 32 personas que realiza estudios de políticas públicas para ministerios, ayuntamientos y fondos.
empleados32
facturación3,8 M€
informes al año~45
Perfil
La organización
Trabajo
Evaluaciones de políticas, revisiones de literatura, estudios de seguimiento. Cada hallazgo tiene que ser trazable; los informes se citan en el Parlamento y en los plenos municipales.
Sistemas
Zotero por investigador, 1.900 informes propios en una unidad de red, Word, Excel, portales de subvenciones de 7 financiadores.
La pregunta
Dónde se iban las horas
Cada revisión de literatura empezaba de cero: de 3 a 5 semanas buscando y resumiendo antes de poder empezar el análisis. Las listas de referencias variaban según el investigador y se pasaba por alto trabajo previo del propio instituto porque nadie lo encontraba.
Cada solicitud de subvención costaba una media de 60 horas, en siete formatos distintos, con una tasa de éxito del 30 %. Los investigadores escribían una y otra vez la misma descripción del instituto y los mismos párrafos de método.
Sesión de trabajo y escáner · Ejemplo de cálculo
Cuatro semanas observando el trabajo
Sesión de trabajo con seis investigadores y el coordinador de subvenciones, y después cuatro semanas acompañando dos estudios en curso y tres solicitudes.
3–5 sem.
de búsqueda y resumen antes de que una revisión de literatura entrara en materia.
1.900
informes propios en la unidad, sin búsqueda por contenido. En 2 de los 2 estudios observados se pasó por alto trabajo propio relevante.
60 horas
por solicitud de subvención, de las cuales más de 20 horas en texto que ya figuraba en solicitudes anteriores.
38%
de las referencias a fuentes de los borradores hubo que corregirlas o completarlas en la revisión final.
7
financiadores, cada uno con su propio formato y sus propios requisitos de justificación.
El patrón: el trabajo de pensar era bueno; el trabajo de apoyo que lo rodeaba se comía el tiempo. Y la fuente que existía no estaba donde hacía falta.
Lo que construimos
Cuatro líneas sobre una sola base de fuentes
Todo remite a una ubicación: página, párrafo, línea. Una afirmación sin fuente no entra en el borrador.
Seguimiento de literatura
Resumen semanal de nuevas publicaciones en los campos propios del instituto, con un resumen y su relevancia para los estudios en curso. Sin referencia exacta, no se incluye.
Lo aprueba una personaEl investigador decide qué se queda.
Trabajo propio consultable
1.900 informes y todas las bibliotecas de Zotero reunidos, con búsqueda por contenido. Encuentra el pasaje y el informe.
Lo aprueba una personaEl investigador valora si la fuente sigue vigente.
Lista de referencias y primer borrador
Una lista de referencias ordenada y un primer esquema por capítulo, con la referencia exacta en cada línea. Las contradicciones entre fuentes se señalan, no se disimulan.
Lo aprueba una personaEl investigador redacta en persona el análisis y la conclusión.
Solicitudes y justificación
Un borrador en el formato de cada financiador, rellenado con textos aprobados del instituto y trabajo anterior. La justificación sale de la administración de proyectos.
Lo aprueba una personaLa dirección firma.
Las tres reglas
Cada resultado lleva su fuente.
Si falta la fuente, dice: no lo sé.
Lo que sale al exterior, lo aprueba una persona.
Proyecto · Ejemplo de cálculo
Cuatro meses
Acordado antes de empezar. Cada mes un flujo de trabajo en marcha, con los resultados medidos sobre el propio trabajo.
Mes 1
Base de fuentes
1.900 informes y 14 bibliotecas de Zotero accesibles. Conjunto de prueba de 40 preguntas: 87 % con la fuente correcta entre las tres primeras.
Mes 2
Seguimiento de literatura y línea de informes
Primera revisión de literatura con la línea: 8 días laborables hasta el análisis en lugar de 4 semanas. Revisión de fuentes: 6 correcciones en 340 referencias.
Mes 3
Línea de solicitudes
Cuatro solicitudes por la línea, de media 22 horas cada una. Dos concedidas, dos en trámite.
Mes 4
Política y traspaso
Política de trabajo: lo que puede hacer el sistema y lo que hace el investigador. Formación para los 24 investigadores. Mantenimiento asignado.
Resultados · Ejemplo de cálculo
Tras cuatro meses
8 días
hasta el inicio del análisis
antes 3–5 semanas
22 u
por solicitud de subvención
antes 60 horas
2%
referencias corregidas en la revisión final
antes 38%
0
trabajo propio pasado por alto en los estudios observados
antes 2 de 2
1 semana
literatura nueva conocida
antes por casualidad
100%
afirmaciones con referencia exacta
antes no medible
Lo que vale · Ejemplo de cálculo
De 230.000 a 300.000 € al año
Tarifa interna de 80 a 105 €, realización del 75 % en el primer año. Las subvenciones adicionales no se cuentan como ingresos, solo las horas.
Horas de investigación liberadas en la fase de literatura
120–160 k€~14 días × 18 estudios × 80–105 €, realización del 75 %
Horas liberadas en solicitudes
60–75 k€38 horas × 26 solicitudes × 80–105 €, realización del 75 %
Menos retrabajo en referencias a fuentes
30–40 k€Horas de revisión medidas el año pasado
Justificación ante los financiadores
20–25 k€Horas medidas por justificación × número
Total, calculado con prudencia
230–300 k€Después
Lo que pasó después
El instituto publica ahora con cada informe un anexo de fuentes con la referencia exacta de cada hallazgo. Dos financiadores lo citaron como motivo de un encargo posterior. Eso no está en el valor de arriba.
Zo begin je.
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Lee el caso