Formación y política

La Sesión de Trabajo en formato de equipo: dos horas, con todos los implicados en el trabajo. El mismo planteamiento (recorrer el propio flujo, ver las dos caras y una primera imagen al final) pero con las personas que hacen el trabajo y no solo con la dirección.

Además del A4 con la primera imagen recibes una lista de asistencia: quién estuvo, cuándo y de qué trató la sesión. No es un trámite sino algo para tu propio expediente, porque el Reglamento de IA espera que el personal que trabaja con IA sepa lo suficiente al respecto.

Un equipo que recorre junto su propio flujo de trabajo se entera de lo que pasa de verdad, y eso casi nunca coincide con lo que cree la dirección. Los que van por delante cuentan lo que ya hacen en silencio, los reticentes por qué no lo hacen. Esa conversación suele valer más que el resultado.

Una formación en el Reglamento de IA que va más allá del e-learning de marcar casillas: adaptada por rol, con escenarios sobre las herramientas de IA que la organización usa de verdad, y una evaluación que mide el criterio y no la memoria. El resultado queda registrado en un expediente que resiste una inspección.

Los empleados aprenden a reconocer las zonas de peligro: cuándo un uso está prohibido, cuándo un sistema pasa a ser de alto riesgo, cuándo entran datos personales en un modelo de chat, y qué hacer entonces. La evaluación plantea situaciones reales ("un jefe de equipo quiere puntuar vídeos de solicitud de empleo por entusiasmo, ¿y ahora qué?") y pide un criterio más una actuación. Cada participación, cada prueba y la justificación de por qué cada rol recibió cierta profundidad quedan registradas en el expediente.

Primero, la versión honesta: ninguna formación deja a una organización "totalmente conforme", y quien lo prometa está vendiendo algo que no existe. Lo que sí hace una buena formación: prevenir los errores caros —las multas más duras recaen sobre prácticas prohibidas, no sobre un curso que falta— y dejar constancia demostrable de que la organización se toma en serio la obligación de alfabetización en IA. Esa obligación rige desde febrero de 2025. Para la pyme, la subvención SLIM puede cubrir buena parte del coste; eso no lo gestionamos nosotros, pero sí os indicamos el camino.

La política de IA que un equipo pequeño sigue cumpliendo un año después: de dos a cuatro páginas de política, una página de protocolo de incidentes, un registro de los sistemas de IA en uso, y un ritmo anual con una revisión mensual de media hora.

Dejar por escrito lo que en la práctica ya debería regir: qué datos nunca pueden entrar en un servicio de IA, quién aprueba antes de que algo salga, dónde se notifica un error, y quién es responsable de qué. Lo bastante breve como para leerse, lo bastante concreto como para cumplirse.

Existe el malentendido de que una política tiene que ser gruesa. Para una organización de cinco a cien personas, un marco extenso no solo es inviable sino contraproducente: no se lee, así que no se sigue, así que en la práctica no existe. La mejor política no es la más completa, sino la que se cumple. Un conteo simple mide el progreso: el número de tareas que corren de principio a fin con IA, con acuerdos y control. Si ese contador marca cuatro o cinco al cabo de un año, va bien.