Organización
Consultora medioambiental, dos sedes, 36 asesores y 12 de apoyo. Clientes: 60 % sector público, 40 % promotores e industria.
Proyecto de ejemplo · Asesoría medioambiental y territorial
Informes y ofertas a partir de trabajo anterior
Un despacho de asesoría de 48 personas que elabora evaluaciones de impacto ambiental, cálculos de nitrógeno y asesoramiento territorial para ayuntamientos, provincias y promotores.
empleados48
facturación6,1 M€
proyectos al año~140
Perfil
La organización
Trabajo
Procedimientos de evaluación de impacto ambiental, deposición de nitrógeno (AERIUS), estudios de suelo y de ruido, asesoramiento en el marco de la Omgevingswet (la ley neerlandesa de ordenación del entorno). Todo encargo termina en un informe que tiene que resistir ante la ley.
Sistemas
SharePoint con 14 años de informes, AFAS para horas y facturas, AERIUS Calculator, una carpeta de ofertas en Word, correo electrónico.
La pregunta
Dónde se iban las horas
Una oferta media costaba 9 horas, en su mayor parte buscando proyectos anteriores comparables y reescribiendo texto que ya existía. En las licitaciones subía a 30 horas por presentación, con una probabilidad de éxito de 1 entre 4.
Los informes solían empezar de cero porque el trabajo anterior no se podía encontrar por su contenido. Los asesores sénior dedicaban, según estimaciones, un tercio de su tiempo a buscar, ordenar y comprobar referencias a fuentes, en lugar de al juicio en sí. Los cambios normativos llegaban por boletines y se quedaban con quien los leía.
Sesión de trabajo y escáner · Ejemplo de cálculo
Cuatro semanas observando el trabajo
La Sesión de Trabajo con ocho asesores y después el Escáner de Trazabilidad de IA: cuatro semanas acompañando tres proyectos en curso y el flujo de ofertas.
9 horas
por oferta, de las cuales 6 horas buscando y reutilizando texto existente.
31%
de las horas sénior se iban en volver a buscar y ordenar fuentes, no en valorar.
2.400
informes en SharePoint, con búsqueda por nombre de archivo, no por contenido.
4 de cada 10
ofertas incluían pasajes de una versión obsoleta de un texto estándar.
0
lugar fijo donde se siguieran los cambios de la Omgevingswet y la jurisprudencia.
El patrón: el conocimiento existía, pero no se podía encontrar. Las horas se iban en encontrar, no en pensar.
Lo que construimos
Tres flujos de trabajo, una base de conocimiento
Nada de herramientas sueltas. Una memoria consultable del trabajo anterior y, encima, tres líneas que sacan texto de ella. Junto a cada pasaje figura de qué informe procede.
La base de conocimiento
Los 2.400 informes, ofertas y notas, consultables por contenido. Una pregunta como «estudio acústico para viviendas junto a una carretera provincial, después de 2022» devuelve los pasajes y dónde encontrarlos.
Lo aprueba una personaUn asesor valora si la fuente encaja.
Ofertas y licitaciones
Una primera versión a partir de proyectos anteriores comparables, con el origen indicado en cada párrafo. Los textos estándar salen solo de la versión aprobada y vigente.
Lo aprueba una personaEl jefe de proyecto lo aprueba antes del envío.
Informes con fuentes citadas
Estructura y primer borrador de capítulos a partir de trabajo propio anterior y de los datos de investigación aportados. Cada afirmación con su fuente. Si no hay fuente, dice: no lo sé.
Lo aprueba una personaUn asesor sénior redacta el juicio en persona.
Seguimiento normativo
Resumen semanal de cambios en la Omgevingswet, en los decretos generales (AMvB) y en las sentencias relevantes, vinculado a los proyectos en curso a los que afectan.
Lo aprueba una personaUn jurista confirma la relevancia.
Las tres reglas
Cada resultado lleva su fuente.
Si falta la fuente, dice: no lo sé.
Lo que sale al exterior, lo aprueba una persona.
Proyecto · Ejemplo de cálculo
Cuatro meses
Acordado antes de empezar. Cada mes un flujo de trabajo en marcha, con los resultados medidos sobre el propio trabajo.
Mes 1
Base de conocimiento
2.400 documentos accesibles. Panel de prueba de 6 asesores: en el 84 % de las búsquedas el informe correcto estaba entre los tres primeros resultados.
Mes 2
Línea de ofertas
Las primeras 20 ofertas por la línea. Una media de 3,5 horas por oferta. Cero pasajes estándar obsoletos tras la revisión.
Mes 3
Línea de informes
Dos informes parciales de impacto ambiental y cuatro informes de ruido preparados con la línea. Revisión de fuentes por el sénior: 4 correcciones en 210 referencias.
Mes 4
Seguimiento e implantación
Seguimiento normativo en marcha. Formación para los 36 asesores. Política de trabajo documentada: qué puede entrar, qué no y quién aprueba.
Resultados · Ejemplo de cálculo
Tras cuatro meses
3,5 h
por oferta
antes 9 horas
12 u
por licitación
antes 30 horas
1 de cada 3
éxito en licitaciones
antes 1 de cada 4
19%
horas sénior dedicadas a buscar
antes 31%
100%
pasajes con fuente
antes no medible
1 semana
cambio normativo conocido
antes semanas o nunca
Lo que vale · Ejemplo de cálculo
De 310.000 a 400.000 € al año
Calculado con prudencia: tarifa interna de 95 a 125 € por hora, primer año con una realización del 65 al 75 %, solo efectos medidos. El cálculo está a la vista para que puedas rehacerlo con tus propias cifras.
Horas liberadas en ofertas y licitaciones
95–120 k€~1.300 horas al año × 95–125 €, realización del 75 %
Horas sénior liberadas en informes
140–185 k€12 puntos porcentuales × 12 sénior × 1.600 horas × 95–125 €, realización del 65 %
Licitaciones adicionales ganadas
55–70 k€Margen de 2 encargos adicionales al año, sin contar la facturación
Retrabajo evitado por texto obsoleto
20–25 k€Rondas de corrección medidas el año pasado × horas
Total, calculado con prudencia
310–400 k€Después
Lo que pasó después
La base de conocimiento se convirtió en el punto de partida para la incorporación: los nuevos asesores encontraban en la primera semana lo que antes llevaba meses. En dos ocasiones, el seguimiento normativo avisó de algo que afectaba a un asesoramiento en curso antes de que lo viera el propio cliente. Estos efectos no están incluidos en el valor de arriba.
Zo begin je.
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El escáner de proveedoresMedia hora para conocernos
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Reserva una llamadaEsto ya funciona
BBEbuddy. Los docentes hacen una pregunta y la respuesta sale de una base de conocimiento propia, con la fuente a la vista. Funciona en tres idiomas.Valora. Una tasación que llevaba horas ahora lleva minutos, con cada paso del cálculo a la vista.Bookaflow. Un sistema de reservas que se detiene en cuanto una persona tiene que decidir.
Lee el caso