Hay dos tipos de política de IA. Una tiene treinta páginas, la aprobó un jurista y nadie la ha vuelto a abrir. La otra no existe: cada uno hace lo que quiere, y quien lo hace bien lo hace bien por cuenta propia.
La primera política es segura sobre el papel. Pero no se lee y, por tanto, no se cumple. La segunda no es segura para nadie.
Por qué las políticas suelen no funcionar
La causa no es la longitud, que es un síntoma. Una política se alarga cuando describe en lugar de decidir. Explica qué es la IA, enumera los riesgos, remite a leyes y advierte de todo tipo de cosas. Pero el compañero que el lunes por la mañana quiere pasar un presupuesto por un modelo no encuentra ahí si puede hacerlo.
Una política de trabajo tiene una sola tarea: para cada situación que alguien se encuentra durante la semana, decir qué ocurre. ¿Se puede hacer esto? ¿Quién lo revisa? ¿Qué se registra? Todo lo que no responda a esas preguntas va a un anexo, o a ningún sitio.
Qué debe contener: las fases de SEAL
El contenido, en realidad, ya lo conoces si has ordenado un proceso de trabajo. Si no, merece la pena hacerlo primero. SEAL aporta la columna vertebral.
SEAL describe las cuatro fases por las que pasa el trabajo de conocimiento: Source, Edit, Approve, Launch. En cada fase se puede perder la trazabilidad de una fuente, y la fase más débil determina lo que vale el trabajo.
Una política que cubre esas cuatro fases no se deja nada esencial. Responde, fase por fase, quién firma qué. Y eso es lo que una política tiene que poder mostrar tras un incidente.
Los seis bloques
En una hoja A4 caben seis bloques de tres o cuatro líneas. No hay más espacio, y esa es la idea.
1. Con qué. Qué sistemas están permitidos, por su nombre. No «herramientas de IA», sino los tres o cuatro con los que trabaja el equipo. Un sistema que no figura pide permiso antes de usarse.
2. Permitido. Los pasos que la IA puede hacer por sí sola, con un ejemplo por paso. Es el cajón en el que el resultado se puede poner enseguida junto a algo y un error cuesta poco.
3. Permitido con revisión. Los pasos en los que la IA hace el trabajo y una persona contrasta cada afirmación con la fuente. Indica quién lo hace y qué se marca como comprobado. Sin esas dos cosas, «con revisión» es un deseo.
4. No permitido. Breve, y con los datos que nunca entran: datos personales, documentos de clientes bajo confidencialidad, todo lo que por contrato no puede salir. Más los pasos que se quedan en manos de una persona: el juicio, el visto bueno.
5. Qué se registra. Una línea que diga qué rastro deja un paso hecho con IA y dónde se guarda. Lo que debe contener ese rastro se explica en el artículo sobre qué registrar cuando trabajas con IA.
6. En caso de duda. Un nombre, no un departamento. Quién decide, con qué rapidez, y que la nueva respuesta se incorpora a la política. Más una fecha en la que se revisa la política, y quién lo hace.
Cómo rellenar un bloque
Un ejemplo inventado, para ver hasta qué punto puede ser concreto. Una pequeña editorial de material didáctico, bloque 3:
Permitido con revisión. Reescribir una ficha de clase a otro nivel. El editor contrasta cada frase factual con el texto fuente y marca el pasaje como comprobado. Una frase reescrita necesita una marca nueva. La redacción final (Sanne) firma el visto bueno.
Son tres frases, y un compañero nuevo sabe después qué tiene que pasar el lunes. Fíjate en lo que no aparece: ninguna explicación sobre modelos de lenguaje, ninguna referencia a la ética, ningún «en la medida de lo posible».
Dos reglas de redacción ayudan a mantenerlo así:
- Cada línea empieza con un verbo o un paso. «Reescribir fichas de clase» funciona. «Gestionar con responsabilidad la IA generativa» no, porque no se puede comprobar.
- Cada «quién» es un nombre o un cargo que ocupa una sola persona. «La organización», «el equipo» y «se» no firman nada.
Por qué tiene que ser una sola hoja
Una hoja obliga a elegir. Lo que no cabe no es una decisión, es contexto. Y una hoja se cuelga sobre un escritorio, se lleva a una primera reunión y se entrega a un compañero nuevo el primer día. Un documento de treinta páginas no.
Una hoja también se queda anticuada pronto. Por eso necesita una fecha de revisión. Para la mayoría de los equipos basta un ritmo anual. Si antes cambia algo importante, por ejemplo un sistema nuevo o un incidente, se ajusta antes. La política sigue al trabajo, y no al revés.
Una prueba con tres situaciones
Si la política funciona no se descubre releyéndola. Se descubre dándosela a alguien que no la ha escrito.
Toma a un compañero que aún no la conozca. Plantéale tres situaciones del trabajo del mes pasado, por ejemplo el resumen de un informe, un correo a un cliente y una lista de currículos. En cada una, pregunta: ¿se puede hacer esto?, ¿quién lo revisa?, ¿qué se registra? Si el compañero puede responder las tres en un minuto, tienes una política utilizable. Si tiene que buscar, falta un bloque o una regla es demasiado vaga.
Qué puedes hacer esta semana
- Ordena un proceso de trabajo en tres cajones: sí, sí con revisión, no. El artículo sobre ordenar un proceso de trabajo muestra cómo.
- Haz una hoja A4 con los seis encabezados. Rellena cada bloque con cuatro líneas como máximo.
- En los bloques 3 y 6, pon un nombre en lugar de un departamento.
- Entrega la política a un compañero que no la conozca, con las tres situaciones.
- Anota en la agenda una fecha para la primera revisión.
¿No cabe en una hoja? Entonces aún queda una línea que es explicación y no una decisión.