Wat het is
Een systeem dat terugkerende vragen en aanvragen zelf afhandelt — en stopt zodra er een beslissing nodig is. Geen toezegging telt voordat een mens heeft goedgekeurd.
In het kort
Systemen bouwen
Vaste prijs, vooraf bekend. Alle prijzen staan op één pagina, met wat er wel en niet in zit.
Wat het doet
De vragen die elke week terugkomen (openingstijden, procedures, standaardaanvragen, planning) beantwoorden uit een beheerde kennisbank, met bronvermelding. Alles wat afwijkt, gevoelig is of geld raakt, gaat naar een mens, mét het voorbereidende werk er al bij. En als het antwoord niet in de kennisbank staat, zegt het systeem dat eerlijk.
Hoe het helpt
Terugkerende vragen zijn per stuk klein en samen een dagtaak. Uitbesteden aan een standaard-chatbot is riskant: een bot die namens de organisatie spreekt en verkeerde toezeggingen doet, wordt aan die toezeggingen gehouden — daar is inmiddels rechtspraak over. Deze front-office is daarom begrensd: routine zelf, beslissingen naar de mens, en een logboek van elk antwoord. De tijdwinst zonder het afbreukrisico.
De stappen
01
De analyse: welke vragen komen binnen, hoe vaak, en welke zijn écht routine.
02
De kennisbank: de antwoorden die de organisatie zelf beheert, met eigenaar per onderwerp.
03
De bouw: afhandeling, begrenzing, doorverwijzing en logging.
04
De proef naast de bestaande werkwijze, twee tot vier weken, met meting.
05
Live, met een maandelijkse controle van wat het systeem doorverwees en wat het zelf afving.
Wat er niet in zit
Betalingen, toezeggingen of wijzigingen in systemen uitvoeren; dat ligt technisch buiten het model. Koppelingen met agenda- of boekingssystemen kunnen wel, en bepalen mee de uiteindelijke prijs.
Verder in het aanbod