Wat het is
Een kennisassistent op de eigen documenten: offertes, rapporten, methodiek, archief, eerder onderzoek. Vraag iets, en het antwoord komt uit jullie eigen bronnen, met de vindplaats erbij. Is het antwoord er niet, dan zegt het systeem dat, in plaats van iets te verzinnen.
In het kort
Systemen bouwen
Vaste prijs, vooraf bekend. Alle prijzen staan op één pagina, met wat er wel en niet in zit.
Wat het doet
Doorzoeken, samenvatten en aandragen uit het materiaal dat de organisatie al heeft. De offerte die voor driekwart al eens geschreven is, komt nu uit het geheugen mét bronvermelding, klaar om aangepast en goedgekeurd te worden. Elke handeling wordt gelogd: welke bron, welk antwoord, wie keurde goed.
Hoe het helpt
De kennis van een bureau zit in honderden documenten en in de hoofden van drie mensen. Elke keer opnieuw uitzoeken wat er al is, kost de dagen — en bij vertrek van een collega verdwijnt er geheugen. Dit systeem maakt het verleden doorzoekbaar zonder de controle te verliezen: het model verzint niets, want het mag alleen antwoorden uit de eigen bronnen. Voor adviesbureaus is dat de offertestapel, voor uitgevers het archief, voor onderzoeksgroepen het eerdere werk.
De stappen
01
De afbakening: welke documenten gaan erin (alleen bak twee uit de sortering: kennis zonder persoonsgegevens), en wie mag wat zien.
02
De bouw: de kennisbank, de bronvermelding, de goedkeuringsstap en de logging — de zes lagen zitten er vanaf dag één in.
03
De proef: twee weken met echt werk, gemeten tegen de oude werkwijze.
04
De overdracht: het team getraind, het beheer uitgelegd, de inrichting gelogd in het dossier.
Wat er niet in zit
Documenten met persoonsgegevens, tot de juridische basis er ligt. En geen koppeling met externe systemen buiten de afgesproken scope; wat erbij komt, gaat via meerwerk op dagtarief of een vervolgproduct.
Verder in het aanbod